5 coisas que você precisa saber para liderar equipes a distância

1- Importância de ter um período diário combinado para todos estarem online: O ambiente assíncrono pode soar como algo distante e frio. Mas juntamente a esse fluxo de trabalho organizado e mais atemporal, fazer checkpoints frequentes e ter uma comunicação em tempo real com a equipe é essencial.

Você, como líder, precisa saber o horário em que as pessoas do seu time costumam trabalhar.

Alinhe essa expectativa de disponibilidade com cada um e combine um período do dia onde sempre as pessoas estão online. Esse horário de encontro é sagrado, e estimula as pessoas a cumprirem os combinados, mostrando o progresso do trabalho dia após dia.

Dica: Faça uma daily meeting. Uma reunião rápida para compartilhar o progresso, tirar dúvidas, planejar próximos passos, resolver problemas e trocar feedbacks.

2- Como adotar o Escritório Virtual como um ponto de encontro:

Conversas Instantâneas (chat): O chat é usado para uma comunicação mais imediata em tempo real, assuntos rápidos e mais soltos. É um lugar onde os assuntos se misturam. E está tudo bem. É onde nos divertimos também, simulando o ambiente do escritório.

Quando sentir que alguma conversa está se aprofundando, é a hora de levar a discussão para um quadro de mensagens.

Gerenciar os projetos: O quadro de mensagens ou fórum é um espaço para levar tópicos específicos. Pode ser usado para dar uma atualização sobre o andamento de um projeto, avisos e comunicados, propor novas ideias, levar perguntas. Qualquer tópico mais atemporal estará lá compartilhado e disponível para comentários. Aqui a comunicação é 100% assíncrona e estruturada.

Arquivos e documentos compartilhados: Para que o time acesse as informações e materiais dos projetos, todos os arquivos e documentos precisam estar armazenados na nuvem ( Google Drive, Dropbox, iCloud ) de forma organizada, estruturada e compartilhada.

 

3- Como se comunicar de forma excessiva (no bom sentido)

Você consegue saber facilmente o que está acontecendo nos projetos?

Independente de você participar ativamente deles ou não?

Dar o contexto detalhado sobre alguma informação permite que alguém chegue ali e tenha condições de entender e contribuir. É aqui que incentivamos a “pecar” pelo excesso ao invés de gerar diferentes interpretações de alguma informação, ou mesmo correr o risco de que algo importante passasse batido.        

Então, se você está no escritório, grave vídeo, compartilhe no projeto, avise pela ferramenta de comunicação. Utilize diferentes canais para garantir esse alinhamento. Após uma reunião, por exemplo, disponibilize a gravação da reunião, ou mesmo documento em texto o que foi decidido.

Uma vez que temos visibilidade é maior a possibilidade de colaboração, e troca de feedback mesmo por quem não está atuando diretamente nesse projeto.

Investir tempo na comunicação com a equipe leva o trabalho remoto para o próximo nível.

 

4- Por que apostar em trabalhar com equipes enxutas?

Depois de ter definido os objetivos é o momento de mapear quem serão as pessoas responsáveis e quais habilidades são necessárias para colocar todos os planos em prática.

A equipe de 2 pizzas

Qual é o tamanho ideal de uma equipe para um determinado projeto ou desafio?

Jeff Bezos, CEO da Amazon, no início da empresa adotou a regra “Two pizza team” – isso quer dizer que o tamanho dos times deveriam ser pequenos o suficiente para que duas pizzas servissem para alimentar todos os membros da equipe.

Quanto menor a equipe, mais baixo o nível de complexidade na comunicação

O tamanho da equipe influencia diretamente a quantidade de possíveis linhas de comunicação. Com times maiores não só a comunicação, mas os fluxos de trabalho tornam-se mais complexos, ao contrário das equipes mais enxutas onde a tomada de decisão é muito mais ágil.

 

5- Não trabalhe remoto somente por whatsapp e email

 Ansiedade

O tempo que você demorou para acompanhar um tópico de determinado projeto, dezenas ou centenas de outras mensagens, sobre vários assuntos surgiram na conversa. Isso te força a ter que acompanhar tudo da forma mais imediata possível, e é aí que se perde produtividade. Caso você deixe para ver e responder no seu tempo, acaba ficando com o sentimento de estar sempre atrasado.

 

Comunicação desorganizada

É difícil recuperar daqui a um tempo a continuidade de uma conversa específica dentro da timeline do chat. Em um histórico de mensagens e áudio isso fica mais difícil ainda. Imagina querer recuperar uma informação de 1 mês atrás em um histórico de áudios no WhatsApp.

 

Assuntos pessoais e profissionais misturados

Aquela enxurrada de notificações variadas. Não tem foco que resista a mensagens sobre o trabalho e assuntos pessoais chegando a todo momento. Mantenha a comunicação oficial da equipe reunida em seu devido lugar.

 

E os emails?

Os emails já foram muito úteis e acabaram sendo a principal forma de comunicação nas empresas. Mas hoje é quase impossível reunir, organizar e trocar informações rapidamente por email.

 

Sem contar aqueles que são trocados diretamente entre as pessoas.

 

Fonte: Liderando Equipes a Distância: 10 passos para ter uma equipe remota de alta performance – Officeless